A menudo, es práctico para una empresa manufacturera incluir un libro mayor de fabrica en su sistema contable. Generalmente, este procedimiento se sigue cuando las operaciones de manufactura están alejadas de la oficina principal, o cuando la naturaleza de tales operaciones requiere una gran cantidad de cuentas.
Algunas cuentas relacionadas con la fabricación, se llevan en los libros de la oficina de la fábrica, mientras que otras se llevan en los libros generales de la oficina. ¿Qué cuentas y otros registros se mantendrán en el diario y libro mayor de la fábrica? y ¿qué cuentas y registros se mantendrán en el diario y libro mayor general? dependerán de varios factores y de la naturaleza de las preocupaciones de fabricación. Sin embargo, hay ciertas cuentas que normalmente se llevan en los libros de la fábrica. Estas son cuentas relacionadas con los costos de fabricación e incluyen cuentas de tiendas o materiales, cuentas de mano de obra o nómina, cuentas de gastos generales de fábrica, libro mayor, también se incluye en los libros de fábrica.
Libro Mayor
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La mayoría de las organizaciones mantienen efectivo y otros activos de la fábrica en los registros generales de la oficina. Por lo tanto, el libro mayor incluye cuentas como ventas, costo de los bienes vendidos, planta y maquinaria de la fábrica, depreciación acumulada y pasivos, etc. También incluye la cuenta de control, el libro mayor de la fábrica.
Libro Mayor de Fabrica
Los asientos relacionados con el libro mayor y el libro mayor de fábrica se registran primero en el libro mayor general y en el diario de fábrica. El libro mayor de fábrica de cuentas de control y el libro mayor general, son de naturaleza recíproca, es decir, un débito a uno es un crédito automático al otro y viceversa; por lo que permiten que cada libro mayor sea auto equilibrado.
Para comprobar las cuentas recíprocas (cuenta de control del libro mayor de fábrica, en los libros de oficina general y cuenta de control del libro mayor de fábrica en los libros de oficina de fábrica), se utilizan comprobantes entre oficinas, que también se denominan comprobantes de transferencia. A través de estos comprobantes inter oficinas o de transferencia, la oficina general es informada por la oficina de fábrica; y la oficina de la fábrica es informada por la oficina general.
En el sistema de contabilidad de costos, el volumen de datos contables que deben acumularse suele ser muy grande. Debido a esto, a muchas empresas les resulta adecuado tener libros separados en las oficinas de la fábrica y en las oficinas generales. Al establecer un conjunto separado de cuentas de fábrica, las anotaciones de contabilidad financiera se liberan de muchos detalles que generalmente son esenciales en el trabajo de contabilidad de costos.
La necesidad de segregar las cuentas de fábrica de otros datos contables también surge debido a los siguientes factores:
- Cuando las oficinas generales o administrativas y las oficinas de fábrica no estén ubicadas en el mismo lugar o en los mismos locales o bajo el mismo techo.
- Cuando se deba seguir la política de descentralización en numerosas plantas productivas cada una con su propia dirección y administración.
Cuando se dan las condiciones anteriores, es conveniente y ventajoso llevar algunos libros en las oficinas de la fábrica y otros en las oficinas generales. Las oficinas generales generalmente mantienen: Todos los comprobantes por pagar o cuentas por pagar, efectivo y cuentas por cobrar, ventas y cuentas administrativas, etc. oficinas Cuando ambas oficinas están involucradas, la entrada recíproca se pasa en los libros.