Los dueños de restaurantes, si bien conocen la contabilidad financiera de sus negocios, es más probable que se involucren en la resolución de problemas cotidianos que hacen que las cosas funcionen sin problemas. Desafortunadamente, un contador publico financiero, es un lujo que muchos propietarios de pequeños restaurantes no pueden permitirse.
Este artículo abordará seis problemas de contabilidad financiera principales que los propietarios de restaurantes a menudo encuentran y cómo evitar que ocurran o cómo resolver los problemas una vez que ocurren. Ser propietario de una pequeña empresa siempre es un desafío y el negocio de los restaurantes es complejo desde el punto de vista financiero.
Problemas de contabilidad financiera, que se presenta en un Restaurante
Este artículo se concentrará en aquellas cuestiones que se pueden resolver con algunas buenas habilidades de contabilidad financiera y métodos de procedimiento. Al enseñar a los propietarios de restaurantes cómo buscar problemas financieros antes de que surjan, un contador colegiado, puede ayudar al propietario a corregir o mejorar las técnicas financieras que se utilizan para administrar las ganancias y reducir las pérdidas que se pueden prevenir. Los seis temas abordados aquí se centrarán en:
Al investigar estos problemas, que son problemas comunes para los propietarios de restaurantes, es factible gestionar estos problemas y solucionarlos antes de que el restaurante esté fuera de control financiero y puede ayudar al propietario a utilizar métodos de contabilidad.
1.- Ausencia de un Sistema de Contabilidad
Los primeros problemas con los que debe lidiar el dueño de un restaurante cuando trata de evitar problemas de contabilidad financiera, es invertir en un buen software contable que lo ayude a realizar un seguimiento de todas las transacciones. Propietarios y contador publico de restaurantes, recomiendan SGT Contable, para llevar un libro mayor de todas las transacciones de contabilidad financiera que se producen en el restaurante.
Todas las transacciones financieras deben registrarse en el Libro mayor para que se mantengan registros precisos. Sin atender a esto, el propietario no podrá administrar el restaurante sin mantener la responsabilidad en el libro mayor. Por lo tanto, es una preocupación principal para el propietario establecer un sistema de contabilidad. Con el fin de garantizar que el negocio funcione sin problemas desde el punto de vista financiero.
No tener controles contables y financieros establecidos es la razón número uno por la que la mayoría de los negocios fracasan y si un restaurante tiene problemas, este es el primer problema que debe abordarse. La Guía completa de SGT contable, para operadores de restaurantes es recomendado por muchos contadores publicos como una guía para ayudar a configurar un buen sistema de contabilidad.
2- Cuando los gastos operativos principales son más altos que las ventas totales
Las estadísticas dicen que «las compras de alimentos y bebidas en restaurantes más los gastos laborales (salarios más impuestos y beneficios pagados por el empleador) representan de 62 a 68 centavos de cada dólar en ventas en restaurantes». Estos se conocen en términos contables como el «costo principal» de un restaurante y donde la mayoría de los restaurantes encuentran sus mayores problemas.
Estos costos, pueden controlarse a diferencia de los servicios públicos y otros costos fijos. Un propietario puede controlar la compra y el manejo del producto, así como la selección del menú y el precio. Otros costos de producción controlables para un restaurante incluyen la contratación de personal y la programación del personal de una manera económicamente eficiente.
Ejemplo de contabilidad financiera
«Si el porcentaje de Prime Cost de un restaurante supera el 70 %, se levanta una bandera roja. A menos que el restaurante pueda compensar estos costos más altos teniendo, por ejemplo, un gasto de alquiler muy favorable (por ejemplo, menos del 4 % de las ventas), es muy difícil , y tal vez imposible, ser rentable».
Los gastos de alquiler de un restaurante (si se incluyeron impuestos, seguros y otros gastos que pueden caer en esta categoría, como cualquier tarifa de asociación) son los gastos más altos en los que incurrirá un restaurante después de los «Costos principales». El alquiler promedia alrededor del 6-7% de las ventas de un restaurante. Al estar en la categoría de un gasto fijo, solo puede convertirse en una proporción reducida a través de un aumento en las ventas. Si el costo supera el 8 %, entonces es útil dividir el costo de ocupación entre el 7 % para averiguar qué nivel de ventas se requerirá para mantener los gastos de alquiler bajo control para que no lleven al restaurante a la quiebra.
3.- Ofertas de menú
El propietario determina el precio de la mayoría de las ofertas en un menú después de visitar otros competidores locales del restaurante, ver sus ofertas y los precios de los menús. Sin embargo, el precio del menú nunca debe hacerse simplemente mirando los menús de sus competidores. El precio del menú debe hacerse (y rehacerse periódicamente a medida que fluctúan los costos del proveedor) y documentarse en los libros de software.
Algunas habilidades matemáticas serán útiles ya que un menú está convirtiendo los precios de los productos de compras a unidades de recetas. El dueño de un restaurante necesita saber el costo de hacer una receta para saber cómo ponerle precio. Esto significa saber cuánto cuestan los ingredientes y la cantidad de ingredientes utilizados por receta. Hay software contable disponible para ayudar con esto y se puede usar Microsoft Excel para personalizar el costo del menú mientras se vincula a los artículos de inventario que están disponibles.
Algunas de las cosas que un propietario, puede hacer para ayudar con la contabilidad financiera que se pueden controlar a través del menú incluyen:
- Fijación de precios del menú para aumentos de salario mínimo.
- Uso de comidas con valor agregado para aumentar las ganancias.
- Reintroducir aumentos de precios manteniendo su base de clientes.
Un menú debe actualizarse periódicamente a medida que cambian los costos del proveedor. Esto puede ser positivo o negativo según el proveedor. De cualquier manera, los elementos del menú se pueden ajustar de acuerdo con los costos del proveedor con matemáticas y algo de ayuda del software contable de seguimiento de inventario.
4.- Inventario de alimentos y bebidas
Es un error común que los propietarios de restaurantes revisen el estado de pérdidas y ganancias y supongan que lo que han gastado en alimentos se puede dividir entre las ventas en ese período para encontrar el costo de lo que se vendió. Esto es un error. Se debe conocer el inventario al inicio y al final del período para calcular los costos de alimentos de manera precisa.
«Para un restaurante con ventas de alimentos de $50 000 al mes, una diferencia de inventario de $1000 entre el comienzo y el final del mes puede traducirse en una variación del 2 %. Esta disparidad representa la mitad de la ganancia anual total de un restaurante típico de servicio completo. En pocas palabras, uno no puede administrar los costos de los alimentos si no lleva un registro de lo que son. Es esencial tener en cuenta los cambios en el inventario al calcular las pérdidas y ganancias.
Las hojas de cálculo de Microsoft Excel se pueden utilizar para realizar un seguimiento del inventario y documentar los precios y conocer todos los totales del inventario cuando se trata de alimentos y bebidas. El seguimiento de esto a través de Excel evitará errores.
5.- Problemas que ocurren cuando el inventario es mayor que las ventas
Cuando el inventario de alimentos es demasiado alto, los costos serán demasiado altos y el desperdicio es inevitable. Calcular las necesidades de inventario es absolutamente necesario para evitar que los alimentos se echen a perder, que se sirvan en porciones excesivas en las recetas o incluso que sean robados. «Un restaurante típico de servicio completo no debe tener en promedio más de 7 días de inventario».
Hay una ecuación para averiguar cuánto inventario se necesita para que un restaurante funcione correctamente. la ecuacion es:
- Paso 1: Multiplique sus ventas mensuales promedio de alimentos por el % de su costo de alimentos.
- Paso 2: Divida ese número (su consumo promedio mensual de alimentos) por 30 (días/mes)
Mediante el uso de esta fórmula y el mantenimiento de registros de todo el inventario inicial y final, se reduce o elimina el problema de perder dinero debido a los costos de alimentos desperdiciados.
6.- Utilizar un balance general y un estado de pérdidas y ganancias
Para que un restaurante tenga éxito, el propietario debe operarlo como una gran empresa tanto como sea posible. Se necesita como mínimo un informe semanal. El formato del informe debe ser categorizado. El inventario, los proveedores, la mano de obra y las ventas deben tener un período de inicio y finalización. Los gastos fijos, como el alquiler y la electricidad, deben desglosarse para que se ajusten al informe, ya sea semanal o diario. No es recomendable esperar hasta fin de mes para calcular un informe ya que los cambios ocurren rápidamente en el negocio de los restaurantes.
Es un punto muy importante que se incluya una fecha de inicio y finalización en el informe y que incluso los gastos fijos se desglosen para que se pueda calcular una ganancia neta semanal. Como se mencionó anteriormente, Microsoft Excel y otro software de seguimiento se pueden utilizar para el inventario y otros costos, incluso para programar lo que afecta las ganancias. Sin realizar un seguimiento adecuado del inventario, los excedentes, la programación, los precios del menú, las porciones y todo lo que se ha cubierto en este estudio, puede resultar en la quiebra de un restaurante.
El dueño de un restaurante simplemente necesita tomar la iniciativa para implementar algunas estrategias contables simples. Puede parecer que el dueño de un restaurante tiene que hacerlo todo; pero, con un buen software y un método sistemático implementado, mantener un restaurante en el buen camino financiero generará recompensas financieras que bien valen el trabajo.