La contabilidad es un sistema de información que identifica, registra, analiza, interpreta y comunica los datos económicos de una entidad financiera. La contabilidad consta de tres actividades básicas: identifica, registra y comunica los eventos económicos de una organización a los usuarios interesados. Echemos un vistazo más de cerca a estas tres actividades.
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Identificación de eventos económicos:
Muchos eventos están sucediendo cada día en un negocio. Algunos de ellos están afectando la posición de contabilidad basica de la empresa, mientras que otros no. Los eventos que afectan la posición financiera de una empresa, es decir, Activos = Pasivos + Patrimonio del propietario, se denominan eventos económicos y se supone que deben registrarse en el software contable. Para identificar eventos económicos; una empresa selecciona los hechos económicos relevantes para su negocio.
Ejemplos de eventos económicos son la venta de papas fritas Pepsi Cola, la prestación de servicios telefónicos por parte de AT&T y el pago de salarios por parte de Ford Motors Company. Ejemplos de eventos no económicos de las mismas empresas podrían ser el nombramiento de un nuevo gerente por parte de Pepsi Cola y la salida de un empleado de confianza de AT&T.
Registro de eventos económicos:
Una vez que una empresa como Pepsi Cola identifica los eventos económicos, los registra para proporcionar un historial de sus actividades financieras. El registro consiste en llevar un diario cronológico y sistemático de eventos, medido en dólares y centavos. El registro viene a través de un proceso llamado sistema de contabilidad de doble entrada. El sistema consiste en registrar, resumir, verificar la precisión matemática y preparar el estado de situación financiera.
Comunicación de datos financieros consolidados:
Finalmente, Pepsi Cola comunica la información recopilada a los usuarios interesados mediante informes contables. Los más comunes de estos informes se denominan estados financieros. Las partes interesadas en la información financiera de las empresas se pueden clasificar en tres categorías principales. Los interesados son Internos, Externos y Gubernamentales.
Para que la información financiera reportada sea significativa, Pepsi Cola informa los datos registrados de manera estandarizada. Acumula información resultante de transacciones similares. Por ejemplo, Pepsi Cola acumula todas las transacciones de ventas durante un cierto período de tiempo y reporta los datos como una sola cantidad en los estados financieros de la compañía, se dice que dichos datos se reportan en conjunto. Al presentar los datos registrados en conjunto, el proceso de contabilidad simplifica una multitud de transacciones y hace que una serie de actividades sean comprensibles y significativas.
Un elemento vital en la comunicación de eventos económicos es la capacidad del contador publico para analizar e interpretar la información reportada. Los análisis implican el uso de proporciones, porcentajes, gráficos y cuadros para resaltar tendencias y relaciones financieras significativas. La interpretación implica explicar los usos, el significado y las limitaciones de los datos informados.