El tipo de plan de cuentas utilizado para un restaurante independiente, puede ser muy diferente de los sistemas estándar utilizados por las grandes empresas. Las grandes empresas quieren ser capaces de hacer un seguimiento de sus finanzas, de una manera que les permita tomar decisiones basadas en la información obtenida de sus estados financieros.
Los propietarios de restaurantes independientes suelen llevar su propia contabilidad. Aunque contraten a un profesional contable al final del año, pueden ahorrar una cantidad considerable de dinero si se encargan ellos mismos de las tareas semanales.
Configurar un plan de cuentas que se adapte a las necesidades del restaurante suele requerir la personalización de las opciones por defecto de cualquier software de contabilidad.
La selección de las cuentas de ventas y costos de los productos en la mayoría de los sistemas no ofrece la separación de las categorías de alimentos y bebidas que se necesita.
Un propietario puede querer hacer un seguimiento de las ventas por cliente individual o por categoría (por ejemplo, aperitivos).
El restaurante también tendrá que hacer un seguimiento de los gastos de alimentos y bebidas por separado, ya que los artículos que se compran para la preparación de alimentos no se consideran no obstante parte del coste de los bienes vendidos.
Al calcular los ingresos (por ejemplo, el aceite de cocina). Estas cuentas se agregan al plan de cuentas contabilidad del restaurante
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Incluso el programa de contabilidad líder para pequeñas empresas, si bien tiene una selección predeterminada para restaurantes, no proporciona todas las cuentas que requieren la mayoría de los dueños de restaurantes.
Además, muchas de las cuentas de gastos que se agregan rara vez se usan, lo que genera confusión durante la entrada de datos y no ayuda con la descripción general de las finanzas comerciales.
¿Cómo funciona la contabilidad de un restaurante?
La contabilidad de un restaurante incluye registrar las transacciones financieras, preparar estados financieros y llevar un registro de los ingresos y gastos.
Se utilizan registros contables específicos, como libros de compras, libros de ventas y libros de caja para registrar las transacciones. Los estados financieros, como el balance general y el estado de resultados, se utilizan para medir la salud financiera del negocio y tomar decisiones importantes.
Es importante que los registros contables sean precisos y estén al día para asegurar la viabilidad a la contabilidad financiera del negocio a largo plazo.
Contabilidad de costos para restaurantes
Codigos Contables para un plan de cuentas para un restaurante
Las cuentas de alimentos y bebidas en los programas de contabilidad tradicionales prevén categorías separadas para cada tipo de venta. A excepción de las ventas en efectivo, que se registran en la cuenta de caja y no se incluyen en la cuenta de resultados, todas las ventas se registran en la cuenta de ventas.
La cuenta de coste de los productos incluye todos los gastos incurridos en los costes directos, como los ingredientes, los servicios públicos y la mano de obra.
Las cuentas de gastos incluyen los gastos de venta, como la publicidad y los salarios, pero no los gastos generales ni otros costes indirectos, como la depreciación del equipo o el alquiler pagado a los agentes inmobiliarios que gestionan los edificios de los restaurantes.
El plan de cuentas utilizado por los dueños de restaurantes independientes suelen tener más de un tipo de producto vendido a la vez.
Por ejemplo, una cafetería independiente puede vender bebidas heladas embotelladas durante todo el día, pero también tiene una estación de bebidas calientes que ofrece bebidas de café expreso todo el día.
En este caso, habría que tener líneas de productos separados: bebidas heladas embotelladas y bebidas de espresso.
Cualquier sistema de numeración de cuentas generalmente se agrupa de modo que las cuentas de un tipo particular caigan dentro de un rango específico de números.
Por ejemplo, los activos pueden estar en el rango de 1000 y las cuentas de ingresos en el rango de 4000.
En sistemas con muchas cuentas detalladas, se pueden usar números de 5 dígitos para permitir más subcategorías, pero eso rara vez se necesita para un restaurante pequeño.
Los rangos de números típicos que utilizan muchos sistemas contables son los siguientes:
Cuentas de:
- activos: 1000-1999
- pasivo: 2000-2999
- patrimonio: 3000-3999
- Ingresos: 4000-4999
- Costo de bienes: 5000-5999
- Gastos: 6000-8000
- «Otras» cuentas: 8000-9999
Cuentas de activos – para plan de cuentas para un restaurante
Las cuentas de activos incluyen efectivo, cuentas bancarias, inventario y todo lo demás que se posee.
Es habitual asignar el primer número de cuenta, 1000, a Efectivo, ya que suelen estar ordenadas, dentro de cada grupo, por liquidez (facilidad de conversión a efectivo).
Se debe usar una cuenta separada en el plan de cuentas para cada cuenta bancaria mantenida para el negocio. Si los depósitos comerciales tardan unos días en llegar al banco, se puede utilizar una cuenta comercial.
Además, si se aceptan cheques y no se procesan electrónicamente, se debe crear una cuenta para depositar los cheques.
Las cuentas nuevas normalmente se numeran con 10 dígitos de diferencia, por lo que sus dos primeras cuentas bancarias pueden usar 1010 y 1020 como números de cuenta en el catálogo de cuentas.
Dejar espacios entre los números facilita agregar otra cuenta más tarde y ajustarla al orden de clasificación en cualquier posición.
Las cuentas de activo pueden numerarse de esta manera:
- 1000 efectivo
- 1010 Cuenta bancaria principal
- 1020 cuenta bancaria #2
- 1060 Cuenta de depósito comercial
- 1080 cheques recibidos
- 1100 cuentas por cobrar
- 1200 inventario de alimentos
- 1210 Inventario de carne
- 1220 Inventario avícola
- 1230 Inventario de Mariscos
- 1240 Inventario de productos lácteos
- 1250 inventario de productos
- 1260 Inventario de panadería
- 1270 Inventario Congelado
- 1280 Inventario de alimentos secos y enlatados
- 1320 Inventario de bebidas
- 1330 Inventario de licores
- 1340 inventario de cerveza
- 1350 Inventario de vinos
- 1360 Inventario de mercancías
- 1380 Inventario de barras y consumibles
- 1400 Gastos prepagos y anticipos
- 1450 Reciclar valor de retorno
Los activos que tienen una vida útil de varios años o más se denominan activos a largo plazo. Esto también incluye cualquier propiedad inmobiliaria.
- 1500 Activos fijos
- 1510 Terreno y Construcción
- 1520 Automóvil
- 1530 Mobiliario Accesorios y Equipos
- 1540 Mejoras a propiedades arrendadas
- 1600 Depreciación Acumulada
- 1700 Gastos iniciales capitalizados
- 1800 depósitos de seguridad
Cuentas de Pasivo – plan de cuentas para un restaurante
Las cuentas de pasivo incluyen cosas como tarjetas de crédito y cuentas por pagar a proveedores.
También incluye el dinero que se ha recibido por concepto de impuestos adeudados al estado, propinas adeudadas a los empleados y tarjetas de regalo vendidas pero aún no canjeadas.
Los préstamos inmobiliarios y otras financiaciones importantes se subcategorizan como pasivos a largo plazo.
Las cuentas de pasivo pueden numerarse de esta manera:
- 2000 cuentas por pagar
- 2110 Tarjeta de crédito
- 2120 Tarjeta de crédito #2
- 2130 Tarjeta de crédito #3
- 2140 Tarjeta de crédito #4
- 2210 Impuesto a las Ventas por Pagar
- 2220 Segundo Impuesto a Pagar
- 2250 Pasivos de nómina
- 2260 Segunda responsabilidad de nómina
- 2280 Consejos retenidos
- 2300 Tarjetas de regalo y certificados
- 2350 créditos de clientes
- 2400 pagarés
- 2500 Otra deuda
Cuentas Patrimoniales – plan de cuentas para un restaurante
La inversión de los propietarios en la empresa está representada en las cuentas de patrimonio. Para una corporación, esto incluye el patrimonio de los accionistas.
Es efectivamente el dinero que la empresa debe a los propietarios. Cuando se cierra un período contable, el saldo de las categorías de ingresos y gastos se transfiere a Utilidades retenidas, que también es una cuenta de patrimonio.
Las cuentas de capital pueden numerarse de esta manera:
- 3000 Capital del propietario
- 3100 acciones ordinarias
- 3300 ganancias retenidas
Cuentas de ingresos – plan de cuentas para un restaurante
Las ventas caen en la categoría general de cuentas de ingresos. Un restaurante obviamente querrá categorías separadas para las ventas de alimentos y bebidas, y puede querer una mayor separación de las ventas de cerveza, vino y licores.
Las cuentas de ingresos típicas son:
- 4000 Ingresos por ventas
- 4200 Venta de Alimentos
- 4320 Venta de bebidas
- 4330 Venta de licores
- 4340 Venta de cerveza
- 4350 Venta de Vino
- 4360 Venta de Mercancías
- 4500 Catering y contratos
- 4700 Otros ingresos operativos
- 4900 Descuentos
Esto puede incluir ingresos de fuentes tales como cargos de cobertura, juegos o máquinas expendedoras y alquiler de salas de banquetes. La mayoría de las listas ubican estas cuentas en el rango 8000, por encima de los gastos.
La mayoría de las ubicaciones más pequeñas solo necesitarán una sola categoría para otros ingresos.
Poner los descuentos en la categoría de ingresos implica que será una cuenta «contra». Donde la mayoría de las categorías de ventas tendrán un saldo acreedor, los descuentos normalmente tendrán un saldo deudor.
Costo de cuentas de bienes – plan de cuentas para un restaurante
Las cuentas de Costo de Bienes, también llamadas Costo de Ventas o Costo de Bienes Vendidos, representan las compras de alimentos y bebidas para proporcionar las comidas. Se pueden incluir otros gastos directamente relacionados con las ventas, como honorarios comerciales o vasos y servilletas consumibles.
Los números utilizados aquí también brindan consistencia en todas las cuentas, ya que los últimos 3 dígitos de cada categoría son los mismos que los últimos 3 dígitos en la cuenta de inventario asociada.
Una lista de costos de bienes podría incluir:
- 5000 costo de ventas
- 5200 Costo de alimentos
- 5210 Costo de carne
- 5220 Costo de aves de corral
- 5230 Costo de Mariscos
- 5240 Costo de lácteos
- 5250 Costo de producción
- 5260 Costo de panadería
- 5270 Costo Congelado
- 5280 Costo de comestibles secos y enlatados
- 5320 Costo de bebidas
- 5330 Costo de licor
- 5340 Costo de cerveza
- 5350 Costo del vino
- 5360 Costo de Mercancía
- 5380 Costo de barra y consumibles
- 5600 Costo de entrega y mano de obra directa
- 5700 Tarifas comerciales
Las cuentas de gastos
Este ejemplo separa las cuentas de gastos en tres categorías principales: gastos de nómina y otros gastos. Los gastos de nómina se agrupan en el rango de 6000, con los otros gastos operativos en el rango de 7000. Los gastos generales como el alquiler, los impuestos y la amortización se encuentran en el rango de 8000.
Si bien las cuentas deben desglosarse al menos lo suficiente como para separar las líneas de impuestos, la combinación de cuentas que se usan con poca frecuencia hará que la descripción general sea mucho más fácil de entender. La siguiente lista combina varias categorías que a menudo están separadas en otros gráficos.
Debe consultar con su contador publico certificado o preparador de impuestos para asegurarse de que todo lo que combine, de hecho, comparte la misma línea de impuestos.
La cuenta Pérdida/Desperdicio de inventario se ha deslizado bajo el marcador 6000, ya que algunos pueden considerar que pertenece a las categorías de Costo de bienes.
- 5800 Pérdida/desperdicio de inventario
- 6000 Gastos laborales
- 6100 Salarios de gestión
- 6200 salarios del personal
- 6300 Trabajo por contrato
- 6400 Comisiones pagadas
- 6500 Beneficios para empleados
- 6600 Seguro de Compensación Laboral
- 6700 Impuestos sobre la nómina de los empleadores
- 6800 Gastos de procesamiento de nómina
- 7100 Gastos Operativos Directos
- 7110 Cristalería – Cubiertos
- 7120 Restaurante y suministro de cocina
- 7130 Artículos y gastos de limpieza
- 7140 Decoraciones y suministros para invitados
- 7150 Lavandería – Ropa – Uniformes
- 7160 Tasas – Permisos – Licencias
- 7200 Plagas – Seguridad – otro contrato
- 7250 POS – Soporte técnico – Servicio en línea
- 7300 Mercadotecnia
- 7310 Medios y publicidad impresa
- 7320 Eventos promocionales
- 7400 Automóvil y viajes
- 7500 Música y Entretenimiento
- 7600 Reparaciones y Mantenimiento
- 7700 Utilidades
- 7750 Teléfono y conexión de red
- 7800 General y Administrativo
- 7810 Deudas incobrables – Exceso/corto
- 7820 Comisiones bancarias
- 7830 Seguro
- 7840 Interés
- 7850 Honorarios profesionales
- 7890 Varios Gasto de oficina
- 8100 Costos de alquiler y ocupación
- 8200 Alquiler de equipos
- 8600 Impuesto sobre las ventas pagado en las compras
- 8700 Amortización
- 8900 Otros gastos
- 9000 Impuesto a la Renta
Otras cuentas
Los únicos elementos que quedan por contabilizar son la venta de activos importantes, otros ingresos de fuentes además de las operaciones del restaurante (como inversiones o subarrendamiento de espacio) y una cuenta de marcador de posición para transacciones en las que el propietario de la empresa necesita la ayuda de su contador.
- 9500 Ganancia/Pérdida en venta de activos
- 9900 Otros Ingresos (no de operación)
- 9999 Preguntar a su contador
Plan de Cuentas de una Cafeteria
En este articulo te hemos dado ejemplos reales y definiciones que lo puedes adaptar a tu cafeteria.
Para concluir:
En resumen, la contabilidad en un restaurante es esencial para registrar y medir las transacciones financieras, preparar estados financieros y llevar un registro preciso de ingresos y gastos.
Los estados financieros son utilizados para medir la salud financiera del negocio y tomar decisiones importantes. Es importante mantener los registros contables actualizados y precisos para asegurar la viabilidad financiera del negocio a largo plazo.