Si usted es como la mayoría de los empresarios de comercio electrónico con los que hablamos, sabe que necesita contratar servicios contables, pero está teniendo dificultades para comenzar. Esto no es sorprendente ya que la mayoría de los empresarios simplemente no saben cuando se trata de hacer las preguntas correctas antes de contratar a un contador (o cambiar de contador).
Si usted es como la mayoría de los empresarios de comercio electrónico con los que hablamos, sabe que necesita contratar servicios contables, pero está teniendo dificultades para comenzar. Esto no es sorprendente ya que la mayoría de los empresarios simplemente no saben cuando se trata de hacer las preguntas correctas antes de contratar a un contador (o cambiar de contador).
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No recomendamos apresurarse a contratar a un contador administrativo sin tener un proceso de contratación detallado para determinar si será el ajuste correcto para tu negocio. En esta guía, compartimos lo que debe tener en cuenta al contratar a un contador administrativo o (firmas de contadores públicos), junto con algunas preguntas para hacer.
¿Cuándo se debe contratar los servicios contables?
En nuestra experiencia, muchos propietarios de negocios de comercio electrónico piensan que necesitan un contador administrativo independiente cuando, de hecho, estarían mejor atendidos por otra contratación, un director financiero virtual o firmas de contadores públicos.
Por ejemplo, cuando empiezas por primera vez, su primera contratación financiera debe ser un contador administrativo, puede proporcionar asesoramiento estratégico y ayuda con la planificación fiscal y la declaración de impuestos. A medida que su negocio crece a seis cifras, es posible que desee contratar a un contador administrativo experimentado o servicios contables profesional para ayudarlo con la gestión de inventario, los cálculos del costo de los bienes vendidos y mantener las finanzas de su negocio en orden todo el año. Esto garantiza que pueda obtener informes financieros, como estados de ganancias y pérdidas y estados de ingresos, siempre que los necesite y no tenga que preocuparse por tener números inexactos.
¿Qué hace un contador administrativo?
En lugar de tener que concentrar su tiempo en tareas contables básicas, contratar a un contador administrativo le permite concentrarse más en los principios y estrategias fundamentales de la empresa, para que pueda estar al tanto de los objetivos a largo plazo de la empresa.
Cuando utilice un contador administrativo para los negocios, las cosas también serán mucho más precisas. Sin embargo, no todos los contadores administrativo son iguales, y no todos pueden satisfacer sus necesidades comerciales específicas, por lo que las preguntas de la entrevista a continuación serán importantes al comenzar su búsqueda del mejor contador para su negocio.
9 preguntas para ayudarte a decidir si un contador administrativo es adecuado para ti o no
1. ¿Cuál es el propósito del trabajo de contabilidad?
Puede parecer una pregunta simple, pero existe una gran variación entre los servicios que ofrecen los contadores administrativos. Sus necesidades también variarán según sus habilidades y el alcance del trabajo de su contador.
Considere quién hará lo siguiente:
- Conciliación bancaria (¿y con qué frecuencia? Diaria / semanal / mensual)
- Ingreso de facturas de proveedores, clasificación de gastos comerciales y pago de proveedores
- Levantar facturas de venta y seguimiento a deudores
- Verificación de la codificación de las transacciones para asegurarse de que han sido codificadas en la cuenta correcta y con el tratamiento fiscal correcto
- Vivienda/impuesto sobre las ventas de EE. UU., GST o declaración del IVA
- Preparar documentos financieros como pérdidas y ganancias y balance
- Ayuda a interpretar los informes y a contar la historia detrás de los números.
2. ¿Están registrados y calificados?
Descubrirá que algunos contadores tendrán una licenciatura, una licenciatura en contabilidad o incluso pueden ser contadores públicos o CPA. Los requisitos de calificación y registro varían de un país a otro. Asegúrese de preguntarle a su contador cuáles son sus calificaciones y si está registrado para presentar / declarar impuestos sobre las ventas en su país.
Recuerde, algunos contadores son especialistas mientras que otros son más generalistas. Cuando contrata, debe determinar las necesidades específicas de su negocio para asegurarse de que la persona que contrate pueda manejar la carga de trabajo. Si hay aspectos más desafiantes o difíciles en su contabilidad, querrá un contador más hábil en su nómina.
3. ¿Cuál es su nivel de competencia?
Desea que su contador procese sus cuentas con precisión y se comunique con usted de una manera que no tome mucho tiempo. No desea llegar al final del año fiscal y tener que pagar más para limpiar un desastre. Un buen contador ha establecido procesos financieros que sigue cada vez para asegurarse de que procesa las transacciones con precisión. También puede pedir hablar con uno de sus clientes o un contador con el que trabajan. Además, nunca está de más profundizar en sus habilidades y experiencia laboral para descubrir dónde se encuentran sus fortalezas y debilidades.
4. ¿Qué tan familiarizados están con su industria?
Si su contador no está familiarizado con los negocios de comercio electrónico, habrá una curva de aprendizaje pronunciada. Le recomendamos que pregunte si tienen otros clientes de comercio electrónico (pasados o presentes) y que le brinden algunos ejemplos de problemas contables comunes que surgen en relación con su industria y cómo los resolverían.
5. ¿Cómo se comunican con sus clientes?
¿Con qué les gusta comunicarse? ¿Son claros y concisos y hablan o escriben en un idioma que tiene sentido para usted? Sin mencionar, asegúrese de preguntar cómo por lo general se comunican con sus clientes. Entonces, ¿para combinar su estilo con el de tu equipo? .
6. ¿Qué puede esperar de los tiempos de entrega y respuesta?
Una queja común sobre los contadores es que pueden tardar en responder a los correos electrónicos y que la contabilidad no se completa en un horario establecido. Pregunta qué puedes esperar cada semana/mes de ellos y cuáles son los tiempos de respuesta esperados a tus preguntas.
7. ¿Está contratando al contador directamente o está trabajando con otros servicios contables?
Contratar servicios contables en lugar de un contador virtual ayuda a distribuir el riesgo. Sin embargo, con un equipo de contabilidad, es probable que la persona que está revisando el trabajo de contabilidad sea diferente del miembro del equipo que realiza el procesamiento. Si es así, pregunte qué procedimientos de revisión interna y control de calidad tienen.
8. ¿Cómo protegen los datos confidenciales de sus clientes?
Compartirá información comercial y financiera confidencial con su contador, por lo que debe poder confiar en ellos. Esto comienza haciendo preguntas sobre cómo protegen las cuentas de sus clientes, sus controles internos y la segregación de funciones.
Nota: El término «segregación de funciones» significa que, en lugar de tener una persona responsable de cada aspecto de una función, se dividen las responsabilidades entre varias personas.
Por ejemplo, se recomienda crear una separación de funciones entre el rol de la persona que completa las conciliaciones bancarias y la persona que cobra o paga las facturas. Además, le recomendamos que siga el dicho «Confíe pero verifique». Esto significa verificar y monitorear todos sus sistemas al menos trimestralmente para garantizar que el trabajo se complete y que no estén fomentando actividades fraudulentas.
9. ¿Cómo califican sus servicios?
¿Cómo se le cobrará al contador o firma de contabilidad? ¿Hay una cuota mensual fija o se pagan por horas? La tendencia en contabilidad es aplicar una tasa fija. Si es así, asegúrate de tener claro qué está y qué no está incluido en esa tarifa plana.
Encuentre un contador o servicios contables competente para su negocio de comercio electrónico
En resumen, el contador o servicios contables adecuado para su empresa no solo tiene los conocimientos técnicos necesarios para completar el trabajo con éxito, sino que también tiene experiencia específica en la industria.