El sistema de contabilidad, es un software contable de registro de transacciones financieras, en una computadora, a través de una gama completa de opciones de contabilidad; que dependen casi invariablemente del tamaño de la empresa que se atiende. El software contable financiero puede variar desde una solución de varios millones de libras para las principales empresas públicas hasta simples listas administradas de ingresos y gastos.
Los requisitos del sistema de contabilidad, son diversos, con los paquetes de contabilidad financiera más complejos y completos que incorporan información de informes financieros y son administrados por equipos de contadores publicos calificados respaldados por empleados de cuentas, tenedores de libros y aportes sustanciales de fuentes de datos automatizadas. En el otro extremo de la escala, un comerciante único que trabaja por cuenta propia podría usar un software contable y producir un conjunto de cuentas financieras para el año en una tarde.
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Sistema Contable
Se requieren diferentes estándares de contabilidad de los paquetes de software contable, dependiendo de la idoneidad para el propósito y las necesidades del cliente. La contabilidad, por partida doble, automatizada a través de un sistema de base de datos y probablemente organizada en módulos financieros, normalmente sería la elección de la mayoría de las empresas públicas. La contabilidad de entrada única no sería una solución contable aceptable para una sociedad limitada debido a los requisitos de auditoría y las obligaciones legales.
Sin embargo, la contabilidad de entrada única tiene su lugar en el mercado para las empresas, más pequeñas y menos complejas, que mantienen el control financiero; a través, de un conocimiento íntimo y cercano de cada transacción financiera. Es más probable que el objetivo principal de un comerciante individual sea la producción de las cuentas fiscales y completar los formularios de declaración de impuestos periódicos y anuales.
El Sistema de Contabilidad es necesario:
El nivel más sofisticado del sistema de contabilidad financiero, en las empresas más grandes, refleja las funciones de contabilidad en esas organizaciones con varios módulos para cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de existencias, libro mayor y activos fijos. Estos módulos de contabilidad también pueden integrarse con otras funciones comerciales, como las funciones de producción y despacho, y también dividirse en módulos separados dentro de la función financiera.
En las empresas más grandes, el diario de ventas y la entrada de datos de la facturación de ventas a menudo serían responsabilidad de un departamento, mientras que la función de cuentas por cobrar podría dividirse con una función de control de crédito especializada dentro de ese módulo de contabilidad. Una división adicional también puede incluir administración de ventas y registros de clientes. De manera similar, la función de cuentas por pagar podría dividirse entre el departamento de compras, el departamento de facturación de compras de cuentas y una función legal para pagos atrasados.
El sistema de contabilidad para empresas y organizaciones más pequeñas suele ser un software contable de entrada de datos de transacciones principales que incluyen ingresos por ventas, gastos de compras y transacciones bancarias y en efectivo. La entrada de estos documentos principales se realiza en una base de datos que automatiza los principios de contabilidad de doble entrada y produce bases de datos de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y libro mayor.
Un sistema administrativo contable
Por lo general, se requiere algún conocimiento contable para operar un sistema de contabilidad de base de datos y ese conocimiento financiero, generalmente está disponible dentro de la empresa, ya que la mayoría de las empresas que usan software contable, de base de datos, también emplean un tenedor de libros o empleados de contabilidad para ingresar datos y en pequeñas empresas un poco más grandes también contadores calificados. Para gestionar la función contable.
Conocimientos basico de un sistema de contabilidad
La necesidad de conocimientos de contabilidad, en un sistema, de base de datos, es parcialmente para comprender los principios de entrada de datos y la relevancia de las reglas que deben seguirse, pero esencialmente se requiere la comprensión de los principios de contabilidad, para comprender lo que sucede con la información después de la entrada
Y lo más importante, un contador publico calificado tiene el conocimiento financiero, la capacitación y la experiencia para saber qué debe producir el sistema de contabilidad y cómo consultar la base de datos para recuperar esa información.
Además de ingresar los detalles principales de ingresos y gastos, el mayor beneficio de un sistema de base de datos es el nivel de control que la información que contiene puede proporcionar a la dirección financiera y de gestión de la empresa. La función contable tiene también la seguridad de producir balances de comprobación, cuentas periódicas de pérdidas y ganancias, balances y otros estados financieros y de control.
Hay disponibles paquetes de contabilidad para pequeñas empresas que requieren poco o ningún conocimiento contable.
Las pequeñas empresas de responsabilidad limitada deben obtener un software contable, basado en los principios de contabilidad de doble entrada, ya que además de producir una cuenta de pérdidas y ganancias y un balance de prueba para demostrar la precisión e integridad de los registros financieros, se requiere un balance general para fines de informes.
Las normas contables obligan a la sociedad limitada a disponer de un sistema de control financiero y el software contable es una herramienta fundamental para conseguirlo.
Por lo general, se requiere algún conocimiento de contabilidad, ya sea de la administración o de la subcontratación de los servicios de contabilidad, incluso con las soluciones de contabilidad de base de datos más simples, incluso si esto requiere la comprensión de lo que significan los libros mayores de cuentas por cobrar, el libro mayor de cuentas por pagar y las cuentas de control.
Hay otras posibilidades y aquellas empresas con un mínimo de conocimiento contable pueden considerar un software de contabilidad basado en hojas de cálculo. Las cuentas de hojas de cálculo son menos flexibles y, a menudo, no tienen la gama de opciones que tiene un sistema de base de datos debido a la falta de consultas de bases de datos disponibles. Estas desventajas de la flexibilidad se compensan con el hecho de que todas las entradas son visibles, transparentes y los cambios se pueden realizar más fácilmente.
Sistema administrativo contable
Desde el punto de vista financiero, los requisitos del software contable, pueden ser completamente diferentes para los comerciantes independientes y autónomos del espectro empresarial. Atrás quedaron la sofisticación de las cuentas de control, los balances de prueba y muchos aspectos del control financiero. El aspecto más importante de la contabilidad de los trabajadores autónomos suele ser la elaboración de un conjunto de cuentas a efectos fiscales.
Las pequeñas empresas que trabajan por cuenta propia que no requieren un balance general pueden usar un software de contabilidad basado en la contabilidad de una sola entrada en lugar de la doble entrada y con el requisito reducido de control financiero, se requieren menos consultas financieras al sistema. En estos aspectos, cuanto más simple sea una solución contable, mejor, y en este mercado una solución contable escrita en hojas de cálculo que pueda producir la ganancia imponible neta cumpliría con los requisitos.